Munca in cadrul unei societati de contabilitate sau in departamentul financiar-contabil al unei societati integreaza mai multe tipuri de activitati complexe. Cateva din acestea sunt:
- inregistrarea documentelor contabile
- intocmirea declaratiilor fiscale
- salarizare
- consultanta fiscala/contabila
- intocmirea de raportari
- gestionarea relatiei cu clientii societatii/partenerii interni din cadrul firmei
- gestionarea relatiei cu angajatii din departamentul contabil.
Exista asadar un mix intre aspectele care tin efectiv de latura profesionala si taskurile administrative. De cele mai multe taskurile administrative sunt cele care ocupa foarte mult timp, timp care ar putea sa fie alocat aspectelor profesionale: verificari, consultanta.
Dintre aspectele administrative mentionam:
- evidenta contractelor de contabilitate
- managementul proiectelor: alocarea lor membrilor echipei, urmarirea derularii proiectelor si a datei finalizarii
- evidenta timpului alocat pentru fiecare proiect
- analiza lunara a timpului alocat pe fiecare client, a volumului de munca si costurile implicate astfel incat sa poata fi concluzionat daca intelegerea contractuala este avantajoasa pentru societate.
Exista situatii in care, la semnarea unui contract de prestari servicii contabile, remuneratia agreata prin contract se refera la un volum estimat de munca, care ulterior poate sa nu corespunda cu timpul efectiv alocat respectivului client. De exemplu pot exista intarzieri la predarea documentelor catre contabil sau predarea lor este incompleta sau solicitari frecvente de consultanta pe diferite aspecte fiscale.
In practica situatiile pot deveni foarte complexe astfel ca este foarte necesara existenta un mod de lucru organizat si usor de gestionat, astfel incat timpul alocat aspectelor administrative sa fie eficientizat.
Eficientizarea activitații administrative poate fi realizata prin implementarea unor aplicatii care sa optimizeze procesele și sa reduca timpul și costurile implicate in administrarea societatii de contabilitate sau a departamentului contabil, asa cum este platforma iflows.com.
Platforma iflows permite:
- fluxuri de lucru personalizate
- gestionarea cu usurinta a proiectelor
- urmarirea stadiului in care se afla fiecare proiect, comanda
- urmarirea etapelor prin care a trecut fiecare proiect
- stabilirea persoanei care a preluat fiecare etapa din proiect
- alocarea de taskuri colegilor din department
- cat s-a consumat pentru fiecare etapa si pentru proiect
- monitorizarea intarzierilor
Ce informatii se pot obtine din aplicatie?
- se pot monitoriza performantele angajatilor
- se poate analiza activitatea angajatilor: identificarea problemelor si gasirea de modalitati de a le rezolva proactiv
- centralizarea tuturor activitatilor intr-un singur loc – toate comenzile plasate de client, toate comenzile finalizate
- urmarirea profitabilitatii pe fiecare client
Definirea clara a așteptarilor și utilizarea unui mod clar de evaluare a performanțelor poate incuraja angajații sa iși imbunatațeasca performanța și poate ajuta la identificarea angajaților care au nevoie de suport suplimentar.
Iflows permite de asemenea minimizarea pierderilor pe client, mai precis echilibrarea raportului intre tariful aplicat respectivului client si costurile implicate pentru onorarea contractului respectiv.
De exemplu, la finalul lunii se poate determina cate ore s-au alocat pentru clientul respectiv, cate comenzi a lansat si astfel se poate stabili astfel costul necesar indepliniririi sercinilor din contract.
In felul acesta se poate urmari daca ceea ce facturam clientului acopera aceste costuri si aduce si un profit sau din contra, pentru un anumit client, se lucreaza pe pierdere sau cu o marja foarte mica.
Putem vedea detaliat, acesti client pentru care exista o problema in acest sens si apoi putem analiza in detaliu care sunt etapele in care se pierde mai mult timp si se pot lua masuri de remediere.
Este important sa se stabileasca un tarif rezonabil și competitiv care sa reflecte costurile efective ale prestarii serviciilor contabile, in timp ce ofera și un nivel adecvat de profitabilitate pentru firma de contabilitate.
Pe platforma, fluxururile se pot personaliza in functie de client.
Aplicatia functioneaza pe baza de comenzi pentru fiecare client, comenzi care sunt parte din automatizarea fluxului de lucru adus de iflows.
Comenzile pot fi de exemplu: intocmirea bilantului, intocmirea dosarului pentru banca, etc.
Cu alte cuvinte, aplicatia functioneaza ca un sistem de project management, foarte detaliat si adaptat nevoilor concrete de digitalizate a partii administrative a firmelor de contabilitate sau a departamentelor financiare.
